如果工作場所存在超級反派，其中之一可能會被命名為“信息孤島”，因為它們能夠對公司的生產力和協作造成嚴重破壞。當公司決定使用太多互不關聯的工具來完成工作時，“信息孤島”就會出現，導致團隊需要耗費大量時間才能就某件事情達成共識。這種溝通和協作的障礙會耽擱工作進展。

打敗這一邪惡敵人的超級英雄就是統一的工作管理系統。在一個互聯平臺上完成所有工作的工具，是打破團隊之間“信息孤島”的最佳武器。工作管理系統利用工具和工作方法來管理時間、資源、團隊和任務。它讓公司走上一條清晰的戰略道路，以改善團隊協作、溝通和聯系。
接下來，我們將介紹以下Atlassian工具和功能：Jira（用于項目管理）、Confluence（用于連接的知識中心）、Jira Product Discovery（用于構思和優先排序）以及Atlassian Home中的Goals（用于團隊、項目和任務的即時更新）。
歡迎和Atlassian全球白金合作伙伴——龍智一起，深入探討如何使用這些強大的工具，來擊破“信息孤島”這一“惡勢力”。

跨團隊實時查看工作

使用Jira以任何喜歡的方式查看工作。組織中的每個人都可以選擇適合自己的方式查看和跟蹤工作進度。

Jira看板和列表視圖

假設您是一名營銷經理，正在與參與項目的團隊開展會議。從看板或列表視圖開始，使用“分組”功能篩選該視圖，以查看以下內容：

• 狀態更新：查看哪些工作已經準備好進行審查。
• 指派者：查看每個團隊成員正在進行的工作。
• 優先級別：優先處理最重要的任務和行動項。

Jira時間線視圖

Jira的另一個實用功能是時間線視圖，它的原理類似于甘特圖。在該視圖中，您可以按日期查看任務和子任務的清單，并隨著進度的更新擴展或刪除這些任務。

您還可以在此視圖中創建依賴關系，系統會自動調整時間軸上的起止日期，確保一個任務只有在上一個任務完成之后才能開始。這有助于團隊成員跟進自己的工作和截止日期，對于管理者，也可以確保任務按照正確的順序完成，避免團隊任務超載。

Jira日歷視圖

通過Jira日歷視圖，您可以輕松查看團隊內部和跨團隊的所有任務截止日期，從而節省時間并減少不必要的會議。

例如：您可以將“平臺開發”團隊的日歷拉進Jira的日歷中。這樣一來，您就能看到他們的發布日期和進度，進而加強與軟件團隊的協作。

此外，如果您想再次確認所有任務是否都涵蓋了，可以按“未安排”來篩選日歷視圖，找出所有無截止日期的任務。然后，將任務指派給有空檔的團隊成員。該成員就會收到新的指派通知，如果有任何問題，他們可以隨時與您同步溝通。

Jira概覽視圖

Jira概覽視圖以進度儀表板的形式提供項目的總體概覽。它是一種簡便的方式，讓您在一個地方了解項目的整體進展。在概覽視圖中，您可以看到：

• 任務狀態的快照：如“待辦”、“審查中”或“已完成”，以確定是否存在瓶頸或值得慶賀的進展。
• 優先順序列分類：幫助了解哪些任務比其他任務更優先，并確保優先順序劃分的準確性。
• 項目中涉及的工作類型：以評估是否需要增加具有獨特職能的團隊成員。
• 總體工作量：幫助了解團隊成員的工作負載，確保不會有人過度勞累。

使用表單管理跨職能工作請求

表單是一種簡便而有效的方式，可以改善跨職能團隊的溝通和信息交流。在Jira中，表單功能使組織內的團隊能夠請求任務、故事或資產，或收集其他信息。

• 使用Jira表單，您可以：
  幫助團隊以外的人員將工作或任務請求發送到您所在的項目團隊。
  從其他團隊和利益相關者那里收集準確的信息，幫助簡化重復工作流中的依賴關系。
  按類型整理表單，確保請求分類明確，以便將其分配給合適的人。

例如：假設您的公司正在推出一款新產品。作為營銷團隊的負責人，您需要從其他部門獲取額外的背景資料才能做好工作。在Jira中，創建一個資產表單，并將與產品經理、設計師和工程師共享。為設計師和工程師添加具體的說明，要求提供圖片和截圖。對于產品經理，請求在營銷材料中提供關鍵的營銷要點和突出的產品功能。

每個表單都有包括其他關鍵字段的選項，這些字段將確保所有人都保持一致，并按照計劃進行。從截止日期到優先級，讓您的表單保持一致，填寫相同的關鍵信息，這將幫助您保持跨團隊之間的有效溝通和協作。

提供全公司范圍內的更新，確保所有人保持同步

在統一的信息中心發布全公司的更新，確保每個人都能同步了解最新動態，從而推動業務發展。在Confluence中，可以在首頁發布更新。首頁就像一個虛擬的集散地，團隊成員可以在這里快速了解公司正在發生的事情，或者直接回到最近的工作。

從首頁中，您可以查看最近的文章或待辦事項，快速導航到正在參與的各個項目空間，或使用模板或從頭開始創建一個新的Confluence頁面。

例如，假設您是一位項目經理，需要整理一份全體會議的總結文檔。您可以創建一個新的Confluence頁面，并使用會議模板。這份文檔包括了每個團隊目前的成果更新以及待完成的工作。您可以突出需要解決的問題，并預留一個討論區，用于討論新產品的構思和下一步行動。

請記住，這是一個動態文檔，即使會議結束后也可以隨時更新和整理。您可以@相關利益相關者，獲取他們的反饋或請求跟進。在首頁上，公司中的每個人都可以查閱該頁面，了解會議的詳細內容，并輕松查看項目的進展情況。

通過智能鏈接嵌入其他工具中的相關工作

Confluence的智能鏈接是一個非常實用的功能，有助于打破團隊之間的信息孤島。智能鏈接允許用戶將其他Atlassian工具中的相關工作直接嵌入到任何Confluence頁面中。這樣一來，團隊就可以共享各種動態的項目視圖和日歷，在同一個Confluence頁面上快速了解最新的變化。也就是說，即使其他工具或頁面中的內容發生了更新，您也不會丟失上下文，始終保持信息同步。

當添加智能鏈接時，您可以通過將鼠標懸停在鏈接上預覽鏈接的目標頁面，或者將其作為嵌入視圖插入。更方便的是，您還可以直接在Confluence頁面中編輯嵌入的頁面內容。

舉個例子，假設您的設計團隊正在Confluence中創建一個沖刺頁面。在這個頁面中，他們可以復制并粘貼Jira的日歷鏈接，這樣每個人都可以在沖刺頁面中查看所有的截止日期和任務。如果您或者其他團隊成員對日歷進行了任何修改，這些更改會自動同步到嵌入的日歷和Jira中對應的日歷上。

另一個選項是將Jira Product Discovery 中的路線圖智能鏈接添加到Confluence頁面中，以展示該設計沖刺如何與當前所有的產品創意相結合，并融入到整個產品路線圖中。

從一個中心位置頭腦風暴，并對產品創意進行投票

提升團隊協作效率的一個重要方面是，以透明且高效的方式達成關于某個創意的共識。Jira Product Discovery的創意功能可以幫助您實現這一點。

當您將一個創意添加到Jira Product Discovery時，為其他團隊成員提供上下文信息非常重要。這可能包括鏈接到之前設計沖刺的相關文檔或路線圖，以便利益相關者了解該創意如何與整體計劃相契合。利益相關者可以添加他們的觀點，留下評論，或討論這個創意的可行性。產品團隊成員和利益相關者還可以對實現這個創意所需的影響力和工作量進行評分。

比如說，一位市場營銷人員提出一個關于忠誠度計劃的創意，希望將其應用到公司的產品中。此創意的目標是“取悅客戶”，這讓其他人清楚地了解了所提創意的目的。如果有研究支持該建議，他們可以在評論中留下鏈接，或添加自己的見解，以加強對這個創意的支持。

接下來，產品和開發團隊的成員可以對這個創意進行投票，表明他們是否支持這個想法，并說明投票的原因。產品經理將根據投票結果、創意的可行性以及投入產出比來做出最終決定。如果決定推進這個創意，產品經理可以在Jira中添加一個史詩（Epic），并將其鏈接到平臺開發團隊。這樣，就將該創意加入到了軟件開發人員的工作隊列中，并展示了Atlassian工具和跨職能團隊之間的無縫銜接。

在整個組織中設置并跟蹤團隊目標

Atlassian Home中的Goals功能是一個非常好的工具，可以幫助團隊透明地實現組織目標。借助Atlassian Goals，管理者和高層可以清晰地看到目標實現的進度。

假設您在年度規劃會議上確定了一個主要目標：在各個部門推廣AI技術。那么，每個部門都需要添加并組織關鍵里程碑，以實現這一目標。

Atlassian Goals與具體的工作任務相對應，每個人都可以看到并定期更新，同步了解最新的進展情況。而且，只需點擊幾下，您就可以深入了解詳細的信息，例如：誰在負責、做了什么以及什么時候完成的。團隊和全公司的目標不再是“設置完就忘了”，而是會每月更新。現在，每個領導者和團隊成員都可以在個性化的Atlassian Home 中查看和管理這些目標。

不要讓信息孤島阻礙您的組織發展

信息孤島是任何組織都頭疼的問題。但是，這并不意味著您束手無策。只要正確地使用 Atlassian的工具和流程，您就可以打破信息孤島，推動組織走向成功。

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