人工智能正在各種類型的企業的后臺辦公室里取得顯著的進展。后臺辦公室是企業運營中，對面向客戶的部分提供支持的地方。它處理財務和會計、人力資源、供應鏈和物流、IT和支持技術，以及企業順利運營所需要的其他各種部分。后臺辦公室里發生的一切都不會直接和客戶發生關系。這里可能會包含從研究、安排收據和付款以及設施管理在內的一切。在這里，大部分操作中涉及到的人類活動和業務流程都可以通過智能的、人工智能支持的技術和系統加以改進和加速。

改善從訂單到現金的流程

人工智能可以改善的地方之一是從訂單到現金的流程。這個流程包含了從客戶下訂單到接受付款在內的所有環節。對于接受付款的公司來說，他們經常需要創建并發出發票，這些發票必須開出、發送、接收然后進行處理。這個流程既牽涉到與支付相關的系統，也牽涉到與應收賬款相關的流程和系統。令人驚訝的是，時至今日，很多企業仍然在發送紙質的發票。基于人工智能的應收賬款技術正在幫助企業確保他們能夠按時獲得收款。人工智能還可以幫助確保公司提供的產品和服務不會打水漂。

紙質發票可能充滿錯誤，信息不一致和缺少信息，無論是錯誤的郵政編碼或地址，還是沒有按時寄出郵件，都可能會出差錯。從訂單到現金的人工智能服務可以幫助企業糾正錯誤，保證事情正常運轉，從而按時獲得收款。這些智能系統可以幫助解決爭議，檢查和處理退款請求，并且查看可能出現的問題。它查看實例，并對它們進行分析，然后就可以幫助減少發票和計費中的錯誤——因為人工智能系統能夠識別交易和文件中的模式和異常。

除了簡單地處理支付和接收付款流程之外，人工智能系統還可以識別出最佳客戶。智能系統能夠識別誰按時付款、經常購買或購買某些類型的產品。有了這些信息，公司就可以為這些客戶制定個性化的激勵措施。機器學習驅動的分析還有助于識別可能發生在產品中的問題，可以從這里幫助啟動與那些反應遲緩或不滿意的客戶的對話，從而使所有相關人員的流程更加順暢。如果是讓人類員工處理這些事情的話，可能會有點煩人，但使用人工智能可以用始終愉快的語氣來改善客戶體驗。

企業越來越多地使用電子支付，這有助于解決許多紙質問題。即使在這些情況下，基于人工智能的系統也可以幫助后臺辦公室流程。人工智能系統可幫助企業密切關注客戶，確保及時處理付款。 人工智能可以跟蹤整個過程，確保公司按時收到付款。這對于處理不斷變化的客戶和付款人的大型組織（如政府機構或醫院）尤其有用。

改善采購流程的采購

人工智能革新后臺辦公室運營的第二個主要領域是從采購到付款的系統和流程。企業需要購買或者采購大量的物品，從辦公設備到制造用品以及各種其他的物品。人工智能系統可以加速企業采購產品和服務并為之付款的流程，使之變得更加高效而且更加可靠，同時還能夠確保該流程符合企業和各類監管政策的要求。人工智能支持的軟件工具可以幫助發現異常現象，識別相關數據以增強采購系統，將采購項目分配給合適的人員進行審批，并加快采購流程。人工智能可以幫助將內部采購和采購流程轉變為高效率、高效益的運營，可以減少或消除瓶頸，發現批量購買折扣的機會，整合各部門的采購，減少浪費、欺詐和濫用，并保持采購符合各種規則和法規。

當這些人工智能系統更深入地集成到工作場所，隨著時間的推移，它們會進行學習，成為一支在幕后的個性化智能力量。智能采購系統可以學習典型訂單的特征，了解在特定的企業或者組織中，什么樣的訂單是典型訂單而什么樣的訂單不是。這可以防止人類洞察力中的其他錯誤，它可以發現一些人類可能都沒有意識到疏漏。這些應用程序對于具有復雜采購要求的大型組織尤為有用。需要購買大量不同產品和服務的組織可以通過智能系統受益，這些系統可以持續不斷地監控采購流程。人工智能系統識別模式的能力可以幫助理順業務，識別何時應該采購，哪些物品即將耗盡或者不經常被使用。

人工智能使流程自動化更加智能化

人工智能系統也擅長于執行需要人類認知能力元素的重復任務。雖然重復任務自動化或者工作流程自動化工具（例如聲名不佳的機器人過程自動化工具）也在企業領域取得了重大的進展，但是為系統增加能夠理解文檔、收聽語音郵件、使用會話界面和客戶交互的能力，或者使用預測性決策將使這些自動化工具變得更加智能化。

企業希望人工智能和機器學習系統能夠執行原本需要人類認知能力的任務，否則這些任務非常繁瑣或者需要耗費很多時間。在過去，是由人類員工給某個人打電話，試圖弄清楚為什么發票或者賬單沒有付款，并與消費者一起想辦法解決這個問題，但是這些策略和方法通常具有侵略性，而且如果對方想要應付也很簡單，只要不接聽電話就可以了。人工智能可以幫助改變人們在業務中催收賬款的方式，也可以解決一些常見的問題，例如錯誤的記錄，錯誤的名稱，過時的信息，并且能夠簡化流程。人工智能還可幫助學習聯系個人和組織的最佳方式，以增加收回應收款的機會。

同樣，人工智能提高了合規性，特別是在受到嚴格監管并且必須一絲不茍保持文檔的行業中。人工智能使這些公司和組織在不斷變化的要求或者內部運作的各種環境中滿足合規性要求。人工智能可以對系統執行自動審核，或者標記和過濾可能違反公司策略的對話。人工智能還利用對自然語言的認知，與員工、供應商、客戶和合作伙伴進行互動，改善運營并加快合規。

人工智能的分析功能有助于研究和查看公司數據，通過自動挖掘記錄并提供自動見解，實現大海撈針式的信息提供。基于人工智能的智能系統現在還可以通過搜索后臺辦公室頻道、監控員工以及整個公司網絡的運行情況來幫助進行員工管理。人工智能系統密切關注員工參與、互動和行為，并確保遵循標準和公司規則，以防止對組織產生任何負面影響。這些人工智能系統還通過聊天機器人和其他形式的內部支持為員工提供支持，從而幫助提高員工效率。以員工為中心的自助式聊天機器人被證明非常有價值，可以為人力資源相關的咨詢或IT支持提供幫助。這些領域的人工智能自我管理可以減少過多的時間浪費，并幫助他們更快地恢復工作。

人工智能系統正迅速成為企業后臺環境中不可或缺的一部分，作為增強型助手，可以大幅度減輕后臺的人類工作人員的負擔——特別是在大型跨國企業中更是如此。人工智能為之前需要大量非常重要但是低價值的人類活動的領域提供了急需的效率和自動化。