1.1 項目背景

隨著計算機和網絡的大量應用，大量電子文件的產生和管理已經是各單位急需解決的問題，而知識資源管理是未來企、事業單位信息管理的重要組成部分，也是單位信息管理的基礎，是未來的發展趨勢和發展方向。檔案是一個單位知識資源的核心部分，也是知識資源管理的最基礎部分。

因此，要實現單位的知識資源的管理，首先要做好電子檔案的管理，才能以檔案管理為核心和基礎，逐步擴大和延伸管理范圍，最終實現知識資源的管理。

檔案管理無論從人才儲備、信息分類和組織、管理制度和方式、檢索利用手段和信息收集的模式等方面都是未來知識資源管理所必須的。

1.2 項目需求分析

1、根據各行各業管理需要針對電子檔案監控管理構建一個公共的，獨立與應用的檔案管理信息化平臺，以支撐各類業務所涉及的，實體和虛擬的檔案信息化管理，從而實現“實體檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理”。

2、電子檔案涉及的“檔案源”包括：電子化的實體檔案（照片、掃描件、影像等多媒體數據文件），檔案化的電子信息（版式數據文件），結構化的數據庫（從應用中卸載，且能夠加載重用的數據庫文件）等。

3、具有保存價值的歷史記錄和作為法律依據的電子信息（表證單書），必須能夠具備檔案的屬性：“直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息;是直接形成的歷史紀錄 ”，且必須具有文件原始記錄性和具有歷史再現性。

4、將作為檔案管理的電子信息必須要經過一個歸檔過程處理后才能稱之為電子檔案，否則，只能稱其為文件，這個過程主要是將每件電子信息，封裝成為以卷為單位的檔案基本單位，并且每個卷都有一個標準的元數據（電子封面）。

5、電子檔案的管理不僅僅是管理檔案的電子信息，還要實現實體檔案的信息化管理，以及電子信息和實體檔案的關聯管理。

1.3 RFID技術應用優勢

由于RFID采用的是無線射頻認別原理，它可以工作于各種惡劣的工作環境，可以穿透一定的障礙物識別，穿透性好;它還可以識別運動中的文件，且可以批量識別;RFID標簽還可以反復擦寫數據信息，標簽可以重復利用。RFID標簽內信息快速的上傳到企業信息系統進行綜合管理，可以避免人工操作可能發生的錯誤。

采用RFID技術可對文件檔案進行固定的信息查詢與移動信息查詢、還可通過平臺管理，讀取檔案全部信息。

1.4 RFID電子檔案管理規劃

1.4.1 電子檔案特點

1、信息的非人工識讀性;

2、信息存儲的高密度性;

3、信息與載體之間的可分離性;

4、多種信息媒體的繼承性;

5、系統依賴性。

1.4.2 管理系統硬件體系架構規劃

本系統采用B/S模式，即可以支持局域網內運行，也可以支持在互聯網上運行;可以單機運行，也可以支持服務器分布式運行;用戶采用瀏覽器方式使用系統，可以使日常維護簡單、版本更新便捷、節約投資成本。

1.4.3 檔案管理管理信息化平臺規劃

檔案管理信息化平臺的目標是：實現紙質檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。

紙質檔案的信息化管理是：以電子影像技術為支撐，將紙質檔案轉化為電子信息進行管理。

電子信息的檔案化管理是：把應用系統的電子信息進行憑證化處理后，形成電子檔案，將電子信息從應用系統中獨立出來，形成用應用無關的，不可抵賴的，能夠直接閱讀的帶樣式的文檔。

為電子檔案管理搭建一個公共支撐環境，為各類檔案提供統一的采集、管理、查詢、加載及展現的平臺，主要實現以下功能：

1.4.3.1 統一電子檔案入口

能夠以影像技術、條形碼技術、版式電子數據文件等技術為支撐，實現對不同介質、不同類別的檔案進行標準化封裝處理，轉化為統一的入口文件，形成電子檔案的最小粒度“件”，以統一的格式進行存儲，并保證電子檔案的不可抵賴性和可追溯性。

1.4.3.2 對采集的電子資料“件”進行統一管理

根據檔案管理的相關規定，采用流程化方式對電子資料實施統一、規范的檔案管理。主要包括登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、鑒定銷毀、查詢借閱、備份恢復等覆蓋案卷整個生命周期的各環節管理。并能夠實現對流程各個環節的流轉痕跡進行記錄查詢等操作。

1.4.3.3 系統應提供對檔案流程的管理

使用產品化的流程管理工具，實現流程的可維護性。用戶可自行定制工作流環節、路徑，滿足流程變化時，操作人員能夠自行通過平臺新增或修改流程，并能夠根據業務需要，為每個環節設置分配不同的業務角色。同時滿足各類業務檔案管理流程不同的需要。

1.4.3.4 支持新的業務加載

先期以搭建統一的電子檔案管理平臺為主，并在其上加載較規范的檔案管理業務（如公文檔案），實現所有的操作人員能夠在同一個平臺上，對不同類別的檔案進行管理。該平臺應支持新類別檔案的業務加載，使業務人員能夠僅使用平臺提供的工具，就可以實現其它業務電子檔案（如人事檔案、財務檔案等）的添加及修改。

1.4.3.5 實現電子檔案的可靠性、安全性管理

一方面應用支撐環境能夠通過數字證書、電子印章等先進技術保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價值。另一方面要有安全機制保證電子檔案封裝、傳輸過程、整理、歸檔過程、保管和利用過程中的信息安全。要實現對電子檔案安全級別的劃分和標志，并根據不同的級別和權限進行訪問控制。

1.4.3.6 實現權限的靈活、方便管理

系統能夠采用CA和數據加密技術實現用戶對數據訪問的身份控制。權限體系能夠適應稅務系統不同的組織機構設置、適應不同的管理模式。能夠實現權限的分級管理、共享使用、分組共享、分別配置和臨時發放等。

1.5 電子檔案系統管理規劃

1.5.1 總體功能設計規劃

電子文檔信息自動化管理系統總體設計規劃如上面的系統邏輯架構，根據文檔管理工作的分工不同分為：信息采集、日常管理、信息服務、系統安全、系統設置、軟件接口六個部分。

其中信息采集、日常管理和信息服務三部分包括了用戶文檔信息管理的主要業務內容，實現了文檔信息的收集整理、日常管理和利用服務的網絡化和電子化。

信息采集主要負責文檔信息的整理、編目與電子文件的自動掛接，完成文檔信息的收集、錄入和數字化工作。

日常管理部分主要完成電子文檔的鑒定、銷毀、移交、編研、征集等工作，同時可以輔助實體管理、形成文檔的目錄、進行借閱、利用、統計等管理工作。

信息服務主要通過簡單方便的方式，為用戶提供快捷的文檔信息服務。

系統安全則充分保證了文檔系統和數據的安全性，使對電子文檔信息的安全管理能夠控制到每一具體功能操作和每一具體文件。

系統設置部分為用戶搭建符合自身文檔信息管理需要的文檔管理結構提供了定制工具，可以讓用戶自己量身定制本單位的文檔管理結構，無論是從眼前，還是從長遠考慮，都將比其他任何系統更加能夠適應用戶自身不斷變化和不斷增長的功能需求。

1.5.2 系統管理規劃

1.5.3 功能描述

1.5.3.1 文件管理

文件管理中的文件歸檔是指文件材料在處理完畢之后，由文書部門或業務部門將其中有保存價值的文件整理立卷，定期移交給本單位檔案機構或檔案人員集中管理的過程如。

管理模塊包括：文件著錄、文件分類排序、文件鑒定、輔助組卷、密級期限設置、解密、設置目錄、生成歸檔號、文件歸檔、關聯關系設置、按字典排序、適應機構變更等功能。

1.5.3.2 檔案管理

本模塊中涵蓋了檔案管理人員工作中各環節的業務處理過程，包括著錄、組卷、調整、檢索、移交、接收、制作目錄。

檔案著錄： 對于歷史的檔案數據，檔案管理員可進行傳統整理方法（先錄入案卷信息再錄入卷內文件信息）或簡化整理方法（單級文件）的著錄，以及原文的添加、掛接。

案卷調整 ：檔案管理員在歸檔的過程中，需要對錯誤的歸檔結果進行糾錯，包括：分卷、合卷、拆卷、插卷、補空卷、卷內順序調整、案卷順序調整、案卷號調整等等。

Excel輸出 ：要能夠將用戶選擇的數據輸出到Excel中，用戶可以對這些數據以及格式進行必要的調整。注：該功能也同樣應用于文件管理功能模塊

1.5.3.3 移交接收

下級檔案部門或其它單位將其管理的需移交的檔案、相關資料實體與原文及檢索目錄向上級檔案部門移交。檔案部門經驗收無誤后，向移交單位出具交接文件。

（1）移交

下級檔案部門或其它單位將其管理的需移交的檔案、相關資料實體與原文及檢索目錄向上級檔案部門移交并記錄。

流程：

1、移交單位或部門填寫《檔案交接文據》，將移交檔案的案卷目錄和文件目錄數據導出送至上級檔案部門;

2、收到上級檔案部門審簽的交接文據后，將移交情況匯總至《檔案移出登記簿》中，并將實體已移交檔案索引的”保存狀態”賦予移交標識。

（2）接收

上級檔案部門接收其他單位移交的檔案、相關資料實體與電子文件及檢索目錄。

流程：

上級檔案部門對擬接收檔案的案卷目錄和文件目錄的數據進行錄入或通過導入、網上傳輸等手段接收;

上級檔案部門清點無誤后審簽交接文據，交接文據歸入移交檔案的全宗卷同時退給移交部門一份，有關接收情況匯總至《檔案收進登記簿》中。

1.5.3.4 檔案保管

1.5.3.4.1 庫房管理

提供庫房面積、相關設備、排架情況等信息的著錄與維護，進行信息的查詢、統計處理。

1.5.3.4.2 存放位置管理

能夠成批設置檔案的存放位置信息，建立存放位置索引。并能夠打印《全宗存放索引》、《庫房存放位置索引》。

流程：

通過檢索處理，選擇出相關的檔案，填寫相應的存放位置信息，將這一批檔案的相關“存放位置”信息進行替換。

1.5.3.4.3 檔案保管狀況管理

定期對庫房中的檔案進行檢查，檢查的結果記錄到檔案檢查狀況登記簿中;對檔案進行修復時，填寫修復情況登記簿記錄修復工作，便于日后的工作統計;登記時能夠自動更新檔案條目的“保管狀態”信息。

1.5.3.4.4 檔案庫房溫濕度管理

每日登記表數據錄入或轉換、統計分析。通過數據表來記載信息，提供著錄、檢索、統計和打印等功能。由用戶手動的填寫相應的著錄項，對于某些著錄項，要求能夠繼承上一條紀錄的值。

1.5.3.4.5 出入庫管理

出入庫管理，可以手工錄入檔案信息，記載檔案的出入庫信息。

出入庫管理，在接收檔案實體，消毒上架排列或移交檔案出庫后，按每個庫房的出入庫動作都要登記《檔案出入庫登記簿》。

1.5.3.5 檔案利用

1.5.3.5.1 利用登記

當借閱實物檔案時，要手工登記檔案的利用表，若檢索到的條目下沒有原文，而該文件的載體是“紙質”時，可在頁面中登記檔案利用申請信息，然后到檔案室進行借閱。在進行借閱時，檔案管理員可直接調出該利用人的利用申請信息直接轉利用;利用方式和利用目的的選擇項應能自由定義。利用登記后，如果是實物檔案，系統會提示用戶到檔案室去借閱檔案。對于自己無權查看的檔案，需要進行利用申請，待得到批準后，如果是實物檔案（無原文），可到檔案室去借閱，如果是電子檔案，可直接通過查詢即可利用。

1.5.3.5.2 利用管理

對檔案的借閱利用進行管理，能夠進行催還、歸還、續借等操作，對利用的歷史信息能夠檢索。

利用流程：

1.通過檢索或手工輸入的方式填寫相應的借檔信息，然后輸入利用人信息，填寫利用方式、利用目的、歸還日期，信息填寫完畢后即可登記，并打印登記單、借閱單、催還單、督辦單等;

2. 利用者使用完畢后，可將檔案實體單份或成批交還利用管理員;

3. 利用管理員錄入歸還檔案信息，登記利用效果;

4. 如果借閱者需要續借，那么利用管理員檢索該借閱者的所有借閱的檔案，選擇要續借的檔案，可直接轉入利用登記。如果登記成功，自動將相應的檔案信息做歸還及借閱處理。

1.5.3.5.3 催還流程

1.系統自動檢索出需要催還的人員名單;

2. 選擇要催還的人員;

3. 印催還單給選擇的人員。

1.5.3.5.4 利用統計

可分不同利用方式，如查閱電子、查閱實體、出借、復制、傳真等。進行人次、卷次、件次、張數等方面的統計，可統計某一時點出借尚未歸還的檔案實體。

可按利用者、利用時間、利用方式、借閱操作人等進行查詢。檢索到相關檔案信息，進行原文瀏覽時，自動進行利用登記（不需要歸還）。

可以統計某個文檔的調閱次數。 可以統計通過申請調閱檔案的次數。

1.5.3.5.5 檔案利用流程

1.此流程是針對于那些利用者不具有權限的檔案，對于那些具有權限的檔案，用戶不必經過此過程即可利用檔案。

2. 此流程可由用戶根據實際工作情況自定義。

1.5.3.6 鑒定銷毀

系統自動檢索出到期的檔案，通過保管期限鑒定、銷毀鑒定后，將待銷毀的檔案形成《銷毀清冊》。鑒定銷毀時，要記載下相關的信息;銷毀的檔案自動賦予“實體已銷毀”標識，同時歸入檔案銷毀庫。

需要進行案卷的拆分、合并，并能夠修改案卷號、目錄號信息，結果形成《鑒定整理登記簿》，能夠根據相關數據進行工作統計。

1.5.3.7 檔案統計

創建、維護、導入、導處相關檔案數據的統計報表。

可預先定制好檔案局規定的相關報表（基本情況統計年報）;打印輸出;能夠將報表輸出到Excel文件中;能夠將下級行上報的數據導入;能將系統中的報表導出為文件;能將報表文件導入到系統中。

1.5.3.8 檔案編研

進行大事記、組織沿革、基礎數字匯編、重要文件匯編、人事任免匯編的編研工作。能夠通過檢索查到相關的檔案，打開相應的原文，進行原文的復制、粘貼等編輯操作，進行編研。

1.5.3.9 查閱

總部或檔案館和各個分支機構能夠互相查閱數據，進行信息資源的共享利用。提供簡單查詢、組合查詢以及分類檢索等多種先進得檢索手段，通過網絡快速地查閱信息，能夠在權限范圍內直接通過瀏覽器瀏覽原文，以及進行原文的打印、下載等操作。

當檔案只存在實物檔案，不存在電子原文時，用戶可直接進行利用申請登記，該登記信息能夠直接被送到檔案部門，用戶去借閱時，能夠直接調出該申請登記信息。

1.5.3.10 系統維護

1.5.3.10.1 信息門類管理

根據檔案的特點，把系統各種目錄數據分為各邏輯類目，下層的邏輯類目包含幾層具體的物理表，用戶通過系統可在這幾層物理表間設定關聯關系，如案卷和文件的關系。對每一物理表用戶可自定義表名、表描述，對表的每一字段，用戶可自定義字段名、字段類型，指定字段的是否可為空、唯一、值繼承、自動加一，并可添加、刪除、修改字段。

處理步驟：

1.系統對類目的定義進行初始化設定。初始化將生成固定字段和可選字段，其中固定字段是必須有的，用戶只能修改字段描述，不能修改字段名;可選字段用戶可進行添加，修改等操作;

2.用戶根據需要修改字段。對于固定字段，用戶可以并且只能修改字段描述，不能修改字段名。對于可選字段用戶可進行添加，修改等操作。

1.5.3.10.2 用戶管理

用戶管理的內容是對用戶對象和用戶——權限的管理。

具體控制的權限分為數據權限（查詢、修改、對應原文權限）和業務功能操作的權限設置。

1.5.3.10.3 檔號格式定義

用戶通過系統定義各門類的檔號格式

系統提供的缺省設置為國家檔案歸檔標準中定義的歸檔號組成結構，用戶可以在此基礎上定義。

1.5.3.10.4 其他系統設置 系統提供以下設置功能

歸檔范圍設置

保管期限規則的設置

1.5.3.10.5 數據導入 系統提供如下功能：

數據導入：能導入包括ACCESS、DBF、SQLSERVER、ORACLE等常見數據庫格式的數據;用戶能自定義字段間的對應關系，系統按用戶設定的對應關系導入數據;能在已有字段的基礎上臨時生成新字段，把新字段的數據導入對應目標字段中;能保存用戶設定的導入環境（包括字段間的對應關系、定義的新字段、導入條件等），用戶可導入該環境，避免重復設定導入環境;對字段類型和長度系統可自動做相應的轉換和截斷操作;能設定導入數據的范圍;

1.5.3.10.6 日志管理

登陸日志管理：記錄了用戶登錄本系統的用戶名、登錄時間、注銷時間等信息。

原文日志管理：記錄了用戶每次添加、修改、刪除原文資料時所作的時間、用戶名等相關信息。

系統維護日志管理：記錄了用戶每次對系統配置的改動，如創建新門類、添加、刪除字段等信息。

除了以上的日志功能，還提供靈活的定制日志功能，通過少量的開發定制某種操作的日志記錄。

1.5.3.10.7 權限管理

多級權限管理，可以通過對總部的檔案室或檔案館超級管理用戶可以賦權給下級立檔單位或部門的二級超級用戶，使之有管理自己單位的人員的權限。

用戶管理：分為用戶組和用戶，可以指定用戶組或用戶權限，用戶可以繼承所在組的權限，并可以單獨賦權超越組的權限。

按照操作功能和檔案門類組合賦權，可以賦予用戶每一個檔案門類的不同操作功能的權限。

1.5.3.11 系統擴展功能

用戶可以選擇如下擴展功能來滿足對檔案管理的需求。

1.5.3.11.1 批量掃描子系統

對于批量掃描紙質檔案，數字化加工軟件，提供包括掃描、優化、批量掛接等功能。

1.5.3.11.2 RFID識別

可以在掃描子系統集成第三方RFID軟件對掃描的原文進行RFID識別，并將識別后的文本信息存儲到數據庫或文本文件中，為方便利用和全文檢索做準備;也可將RFID功能集成到客戶端，方便用戶在瀏覽圖像原文時有選擇性的進行RFID識別。

1.5.3.11.3 全文檢索

可以集成第三方全文檢索引擎，可對RFID識別后的公開檔案進行專業化的全文檢索。

1.5.3.11.4 光盤發布

本系統提供一個光盤發布工具，它可作為數據條目和原文的一種備份手段，同時它可以獨立運行，為脫離文檔中心平臺的文件利用提供了一種手段。存儲于文件中心管理系統中的目錄數據和原文數據，需要方便的離線瀏覽、快捷的數據遷移、安全的光盤備份等功能，包含四個功能模塊：光盤發布、光盤上載、光盤瀏覽、光盤合并。

1.5.3.11.5 接口模塊

（1）統一身份認證接口。為部門內部統一的授權系統留下的可以擴展的接口，直接讀取身份認證LDAP服務器進行身份認證。

（2）OA數據歸檔接口。留有與OA等其他業務系統的接口，可以根據用戶的系統實際情況二次開發接口模塊，自動將OA等其他系統中需要歸檔的目錄數據和原文數據歸入檔案系統中，并保留原有文件格式及流程生成的附件。

（2）業務系統數據接口。可通過二次開發接口將企事業單位的現有業務系統中產生的、需要歸檔的文件數據，直接導入到檔案系統中來，在通過檔案管理軟件進行其它的管理操作。

1.6 項目建設優勢

電子文檔管理系統是一個平臺化的文檔管理軟件，完全滿足上述系統基本設計原則中的各項要求。同時具有如下優勢特點：

1.6.1 數據集中運行模式的優勢

（1）充分實現了總部對的分支機構的工作進行督導、監控。

（2）方便集中管理、維護、備份檔案管理系統所產生的數據。

（3）避免了數據分散在各下屬單位，無法快速的進行對檔案數據全面的檢索和利用。

（4）方便集中在服務器端進行應用邏輯層的修改和維護，無需客戶端有任何變動，即可完成對系統的改進。

（5）減少對軟件和硬件的投資。

（6）減少對網絡帶寬的依賴性

1.6.2 電子文檔管理平臺技術

（1）文檔類型可以自由定制

（2）文檔管理的層次可以自由定制

（3）文檔錄入的信息（數據庫結構）可以自由定制

（4）用戶的錄入及檢索界面可以自由定制

（5）錄入方式可以自由定制

（6）文檔的分類表可以自由定制

（7）文檔的統計報表可以自由定制

（8）用戶對文檔的操作和使用權限可以自由定制

（9）內置大量函數，提供用戶功能強大的定制手段

（10）通過上述定制功能平臺可以建立任何企業和行業的電子文檔管理系統。

1.6.3 應用系統功能的可擴充性

多層架構的設計、合理的平臺的選擇以及超強的可定制的功能設計，可以提供很好的功能擴充性，而不需要修改系統本身。當需求發生變化時，第一選擇是通過簡單的定制或系統配置，來滿足要求;第二選擇是通過部署一些新開發的模塊來滿足要求;第三才是修改系統本身。

可緊密集成第三方軟件，如全文檢索和RFID識別軟件，大大方便利用。

（1）可與OA等系統接口形成文檔的一體化管理：OA系統接口與其它業務系統接口。

（2）多文件瀏覽：支持多達200多種圖形圖像文件格式的管理和瀏覽

1.6.4 標準化程度高

符合國家《CAD文件歸檔規范》和《文檔管理軟件功能要求》

1.6.5 系統安全性高

本系統支持對外傳輸文件數據采用另外的數字證書加解密，從而有效的保證的內部數字證書以及文件數據的安全。

多級安全管理機制，權限可針對某一個人或一個文件 、文件安全利用技術，可防止網上對文檔的非法使用。

責任編輯：ct